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Politique de confidentialité

Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, Home Services vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

1. Candidature à un emploi

Les données du formulaire « postuler » du site web home-services.com, votre CV, votre lettre de motivation éventuelle, votre fiche de renseignements candidats, le questionnaire de recrutement ainsi tous autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par Home Services (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation de votre profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls la Direction, le responsable RH, les responsables ou assistants d’agence, les responsables des pôles concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception de votre candidature. Nous vous informons que nous sommes susceptibles de transférer votre CV à une structure partenaire exerçant la même activité. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Selon les cas, nos questionnaires de recrutement peuvent être  basés sur la technologie Google Form (certifiée Privacy Shield qui garantit la protection de vos données) qui transfère vos données aux USA, donc en dehors de l’UE.

2. Demande de devis, dossiers-prospects et rappel gratuit

Des renseignements, des demandes de devis et des demandes de rappel gratuit pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par Home Services qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des prospects Personnel administratif concerné 3 ans après inactivité
Demande de devis Personnel administratif concerné 3 ans après inactivité
Devis gratuit Personnel administratif concerné 3 ans après inactivité
Demande de rappel gratuit Personnel administratif concerné 1 mois
Formulaire de parrainage Personnel administratif concerné 3 ans après inactivité

Nous vous informons que les données personnelles de nos prospects sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par Home Service peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tiers financeur ou l’obligation d’assistance des clients potentiels liée à la certification NF service.

3. Dossiers des clients

Des dossiers-clients sont enregistrés par Home Services qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des clients Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Historique des commandes Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Évaluation des besoins Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Projet d’accompagnement personnalisé Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Devis gratuit Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Factures et données de facturation Personnel administratif concerné 10 ans
Facturation pour les tiers financeurs Personnel administratif concerné, tiers financeurs 10 ans
Document individuel de prise en charge Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Contrat de prestation Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Coupon signé de rétractation du contrat Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Formulaire de désignation de la personne de confiance Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Formulaire de révocation de la personne de confiance Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Codes d’accès éventuels des résidences Personnel intervenant, personnel administratif concerné Durée du contrat ou retrait du consentement
Fiche de mission des intervenants Personnel intervenant concerné 5 ans après inactivité
Demande de renseignement Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Formulaire de parrainage et enquêtes de satisfaction
Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par Home Services peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de prestation ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche de l’aide à domicile ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation.

Selon les cas, nous signalons que nos enquêtes de satisfaction peuvent être basés  sur la technologie Google Forms (certifiée Privacy Shield qui garantit la protection de vos données) qui transfère les données aux USA (en dehors de l’Union Européenne).

Nous signalons aussi que les données de nos clients peuvent transiter aux USA (en dehors de l’Union Européenne) via les outils de traçabilité (certifiés Privacy Shield qui garantissent la protection de vos données) imposés par les Conseils Départementaux.

4. Données des particuliers-employeurs

Des dossiers-clients de particulier-employeur sont enregistrés par Home Services qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des particuliers-employeurs Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Historique des commandes Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Fiche de renseignement et évaluation des besoins Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Notification de prise en charge Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Devis gratuit Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Factures et données de facturation Personnel administratif concerné 10 ans
Facturation pour les tiers financeurs Personnel administratif concerné, tiers financeurs 10 ans
RIB et/ou SEPA Personnel administratif concerné Durée du contrat
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Coupon signé de rétractation du contrat Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Contrat mandat Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Formulaire de désignation de la personne de confiance Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Formulaire de révocation de la personne de confiance Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Fiche de mission des intervenants Personnel intervenant concerné 5 ans après inactivité
Echange avec les tiers financeurs ou les organismes institutionnels Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Contrat du travail du salarié et document de gestions du personnel Personnel administratif concerné 5 ans après inactivité
Bulletins de salaire Personnel administratif concerné 10 ans car l’information est liée à la facturation du client

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par Home Services peut reposer sur :
– votre consentement ;
– ou l’exécution du contrat de prestation ;
– ou l’exécution du contrat de travail ;
– ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
– ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation.

Selon les cas, nous signalons que nos enquêtes de satisfaction peuvent être basés  sur la technologie Google Forms (certifiée Privacy Shield qui garantit la protection de vos données) qui transfère les données aux USA (en dehors de l’Union Européenne).

Nous signalons aussi que les données des particuliers employeurs et de  leurs employés peuvent transiter aux USA (en dehors de l’Union Européenne) via les outils de traçabilité (certifiés Privacy Shield qui garantissent la protection de vos données) imposés par les Conseils Départementaux.

5. Vie de l’association

Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des personnelles sont conservés par Home Services qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :

La base juridique du traitement de ces données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association. Nous vous informons que vos données personnelles sont susceptibles d’être communiquées aux autorités compétentes.

6. Données stagiaires du centre de formation

Dans le cadre de formation ou de projet de formation, des données personnelles de nos stagiaires ou stagiaires potentiels sont collectées et stockées par HSF qui est le responsable de traitement.

La finalité du stockage de ces informations personnelles (états civils, N° de sécu, parcours-professionnel…) est multiple :

Finalités / Documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
CV et parcours professionnel Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné 5 ans si client ou 3 ans si prospect
Listing des stagiaires Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné 5 ans si client ou 3 ans si prospect
Dossier d’accompagnement Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné, tiers financeurs 10 ans
Feuille d’émargement Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné, , tiers financeurs 10 ans
Attestation demandeur d’emploi Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné, tiers financeurs 10 ans
Copie attestation CAF Direction, personnel administratif habilité, formateur concerné, , tiers financeurs 10 ans
Certificat médical pour justifier une absence Direction, personnel administratif habilité 10 ans
Questionnaire de satisfaction Direction, personnel administratif habilité, tiers financeurs 10 ans

Dans le cadre d’un parcours-formation ou d’un projet de projet d’accompagnement, nous vous informons que vos données personnelles sont susceptibles d’être transférées à des structures financeurs et/ou employeuses et/ou formatrices.

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par HSF peut reposer sur :
– le consentement des personnes concernées;
– ou l’obligation légale ou contractuelle de suivi et d’évaluation des personnes formées ;
– ou l’exécution d’une convention de formation ;
– ou nos intérêts légitimes en tant que centre de formation qui a besoin d’évaluer et améliorer la qualité de ses prestations.

7. Annuaire des interlocuteurs chez les partenaires

Un système d’annuaire des partenaires (fournisseur, organisme financeur, partenaire-réseau) a été mis en place par Home Services qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement est la gestion de la relation avec les partenaires commerciaux et institutionnels. Seul la Direction et le personnel concerné est habilité aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques.  La durée de conservation des données personnelles est fixée 3 ans après le dernier échange avec le partenaire. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par Home Services repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.

8. Vos droits

En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par émail à l’adresse dpo@home-services.com, ou courrier postal adressé à Service RGPD, Home services, 76 rue Liandier, 13008 Marseille. En cas d’absence de réponse sous 30 jours, vous êtes en droit d’initier une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la CNIL).

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